АРХИВТІ ЦИФРЛАНДЫРУ – ЗАМАН ТАЛАБЫ

Қазіргі технологияның дамыған заманында адам баласына қажетті ақпараттың барлығы цифрлық жүйеге ауысуда. Осыған орай, мемлекет тарапынан арнайы «Цифрлық Қазақстан» бағдарламасын іске асыру міндеті қойылып отыр.

Ал біздің өткен тарихымызды растайтын ресми құжаттардың барлығы сақталатын архив жүйесін цифрландыру тіптін маңызды. Осы бағытта Меркі ауданында архив саласында жоспарлы шаралар атқарылуда.
Жақында «Меркі аудандық мемлекеттік архиві» мекемесінің ұйымдастыруымен «Құжаттардың бірыңғай электронды архиві» ақпараттық жүйесі тақырыбында семинар ұйымдастырылды.
Семинарға аудан әкімдігі бөлімдерінің, ауылдық окру әкімі аппаратының қызметкерлері қатысып, оларға аудандық архив орнының мамандары «Құжаттардың бірыңғай электронды архиві» ақпараттық жүйесі бойынша түсіндіру жұмыстарын жүргізді.

Алдымен «Меркі мемлекеттік архиві» мекемесінің директоры Ринат Жантаев аудандық архивпен «Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві» ақпараттық жүйесін қосуды жүзеге асыру, аталған жүйеге құжаттарды енгізу және қолдану бойынша атқарылып жатқан жұмыстарды баяндап, семинардың маңыздылығына тоқталды.
– Меркі ауданының мемлекеттік мұрағаты 1990 жылдың 12 желтоқсанында Меркі ауданы халық депутаттары Кеңесі атқару комитетінің № 21-358 шешімімен құрылған болатын,-деді Ринат Құдайбергенұлы. Аталған шешіммен оның Ережесі бекітіліп, бейімделмеген, бос тұрған ғимараттың үш бөлмесі уақытша бекітіліп берілген. Алғашқы құжаттар қорының негізін ауданымыздың мекемелері мен кәсіпорындарында қордаланып жатқан іс қағаздары мен облыстық мұрағаттан қабылдап алған Меркі ауданының құжаттары құраған болатын.
Меркі ауданының мемлекеттік архивінің қызметінің негізгі мақсаты: аудан аумағында архив ісін жетілдіру және құжат жасауда бірыңғай саясатты іске асыру. Қабылданған құжаттарды мемлекеттік сақтауға, Ұлттық архив қорының құжаттарын толықтыруды және пайдалануды ұйымдастыру.
Бүгінгі таңда Меркі ауданының мемлекеттік архивінің сақтауында 190 қор 32896 с.б. сақталуда.
Жинақтау дереккөздері болып табылатын 49 аудандық мекемелер мен ұйымдар енгізілді. Толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларына» сәйкес жасалынды.
Тізімге 12 түрлі әр салаларына жататын мемлекеттік және мемлекеттік емес мекемелер мен ұйымдар енгізілді. Бірінші –өкілдік, атқарушы органдар, одан әрі мемлекеттік меншік нысанындағы негізгі, қосалқы және көмек көрсететін ұйымдар, содан кейін – мемлекеттік емес меншік нысанындағы негізгі, қосалқы көмек көрсететін ұйымдар.
Содан соң, архив қызметкерлері мемлекеттік мекеме архивіндегі қалыптасқан құжаттардың құндылығына сараптама жасау арқылы ақпараттық жүйе бойынша жұмыс жүргізу жайлы кеңінен ақпарат берді.
Семинарға қатысушыларға «Е-архив» ақпараттық жүйесіндегі «әкімшілік» модулімен жұмыс жасау, ақпараттық жүйе бойынша «логин мен парольді ауыстыру, оны басқа қызметкерге беру, істер номенклатурасын енгізу» жайлы толық түсіндірілді.
Сондай-ақ семинар-кеңеске қатысушылар тарапынан қойылған «Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві» ақпараттық жүйесіне қатысты сұрақтар бойынша дәйекті жауаптар беріліп, әдістемелік көмектер жайлы жан-жақты айтылды.

«Меркі Ақиқат»